מי מנהל את הזמן שלך? #68

הזמן כל כך יקר. אני טוענת שהוא המשאב הכי יקר שיש לנו. ההשוואה המתבקשת היא Time is Money, אבל זה הרבה יותר עמוק מזה - את הכסף שאנחנו לא מרוויחים עכשיו, אולי עוד נרוויח בעתיד בעשרות מונים, אך הזמן שעבר, לא ישוב. נשמע דרמטי, אך נכון. אני אישית מוצאת את עצמי מידי פעם מתרפקת על מחשבות כמו ״הו, אם היו עוד 4 שעות ביממה…״, למרות שבתוך תוכי אני כבר יודעת את האמת: אם היו עוד ארבע שעות ביממה, הייתי כנראה מוסיפה עוד חמש שעות של עשייה ליום שלי.

אני בטוחה שלא פעם עצרתם ושאלתם, לאן הזמן שלי הולך? האם מה שאני עושה עכשיו באמת שווה את הזמן שלי? אם תחשבו על זה, זו סוגיה הרבה יותר רחבה מאילו משימות לבצע קודם, מתוך רשימות על גבי רשימות שאנו ממלאים. אלו שאלות שנוגעות בבסיס החיים המשמעותיים והמהנים עבורינו, ולענות עליהם זו השקעה שיכולה לעשות שינוי משמעותי במחשבה שלכם בטווח הארוך.

[קראו על איך להוציא 80% מ-20% מהעשייה שלכם?]

מחקרים מראים, שהעובד הממוצע מבזבז שעתיים ביום במהלך העבודה שלו: השולחן מבולגן, הוא לא מוצא משהו, לא מוכן לפגישה, קשה לו להתרכז, ועוד. פשוט ועוד.

אנחנו מרגישים שאנחנו כל הזמן רודפים אחרי המשימות שלנו, שהרשימות שלנו רק מתארכות ושאנחנו נשארים בחוסר שליטה מוחלט מול כל מה שיש לנו לעשות. אז חזרה למציאות - כנראה שמספר השעות ביממה לא הולך להשתנות בקרוב ולכן לא כדאי לנו לבנות על זה. אבל מה שכן - חדשות טובות! - מה שנעשה עם הזמן תלוי לגמרי בנו.

שאלת האפקטיביות

כמה פעמים מצאתם את עצמך עונים על שאלה במשך שעות, רק בשביל לגלות שלא היה בכך שום צורך? כמה שעות השקעת בלסדר מחדש תיקיות על המחשב שכבר אין בהן שום שימוש? בכמה ישיבות שלא מקדמות דבר יצא לכם להשתתף? לכמה חנויות הלכתם לקנות משהו שפשוט לא הייתם צריכים? יותר חשוב שנעשה את הדברים הנכונים מאשר לעשות את הדברים בצורה הנכונה.

תשאלו את עצמכם בצורה מפורשת: למה אני עושה את זה? מה המטרה? למה אני אצליח? וגם - מה יקרה אם אני אבחר פשוט לא לעשות את זה? (זה הכי טוב). זה טוב מאוד כשיש לנו רשימה ואנחנו יכולים פשוט להוריד ממנה סעיפים, ואז איזה פלא - נקבל זמן בחזרה.

אנחנו צריכים להיות עם היד על הדופק - האם אנחנו מתמקדים במשימה החשובה?

ופה נכנסת אבחנה שאולי לא חשבתם עליה - ידעתם מה ההבדל בין שני המושגים שכולנו זורקים בחכמה לאוויר - אפקטיביות ופרודוקטיביות? אפקטיביות פירושה לבצע את הדברים הנכונים (אלו שמביאים לתוצאה הרצויה). פרודוקטיביות מתייחסת לביצוע הדברים בצורה נכונה (כלומר לייצר).

[קראו כאן על דרכים להגברת הזרימה והפרודוקטיביות]

כך שלהיות פרודוקטיביים בצורה לא אפקטיבית - זה חסר ערך.

למשל, אני יכולה להיות ממש פרודוקטיביות בלסדר את תיבת המייל שלי, אך לא להיות אפקטיבית כי לא אכתוב לכם את המסרים שהיה לי חשוב להעביר. הדבר הראשון שחשוב ליישם בניהול הזמן הוא אפקטיביות, לזהות מהם הדברים הנכונים, אלו שבאמת חשובים לנו, אלו שבאמת מקדמים אותנו. בין היתר, זה דורש מאיתנו גם לסרב למשימות שאינן אפקטיביות עבורינו.

[קראו שוב את ״פשוט אמרו לא״]

איך עושים את זה?

אולי ניסיתם כבר פעם לכתוב את כל המטלות שלכם על דף נייר, וזה לא גרם להרבה דברים להשתנות? כנראה שהעיקרון החשוב התפספס בין רשימות השורות - סדר עדיפויות. בספרו הנפלא של סטיבן קובי "שבעה הרגלים של אנשים אפקטיביים" מציע קובי לנהל את סדר העדיפויות לפי הטבלה הבאה:

דחוף משמעו דורש תגובה מיידית, אין ברירה, יש דד ליין, דרישה, מהר ועכשיו.

חשוב משמעו מקדם מטרות חשובות בחיים שלך, מעניק משמעות ומקדם מטרות ארוכות טווח.

לרוב, למשימות דחופות יש השלכות על הטווח הקצר, בעוד שלמשימות חשובות השלכות על הטווח הארוך. הרעיון הוא לשבץ את כל המשימות שלנו לתוך אחד מהרביעים הללו לפי ההחלטה האם המשימה היא דחופה ולא חשובה, חשובה ודחופה וכו׳ (שימו לב, שלא סביר שכל מה שאתם עושים הוא גם דחוף וגם חשוב).

הנה שלי נכון לרגע זה:

להתכונן להרצאות שאני מעבירה השבוע - חשוב ודחוף (1), לענות לשאלות בקבוצת הפייסבוק - חשוב ולא דחוף (2), להעלות מיילים שנשלחו לאתר - דחוף ולא חשוב (3), לסדר את מיליון הקבצים על המחשב שלי - לא חשוב ולא דחוף (4)

מאיזה רביע מתחילים לעבוד?

מתחילים לבצע את המשימות ברביע 1 - הן גם חשובות וגם דחופות וכנראה שאין לכם שום התלבטות בנוגע למשימות הנמצאות שם. אלו הדברים שדורשים טיפול מיידי, כיבוי שרפות ומשברים, בעיות דחוקות ובנוסף לכל - הן גם חשובות!

ועכשיו ההפתעה. רב האנשים נוטים לבחור את רביע 3 בתור הבא בתור, כי הוא דחוף ומלחיץ וזועק. אך סדר עדיפויות אפקטיבי נותן קדימות לחשיבות על פני הדחיפות. לכן, משם תמשיכו לרביע 2.

רביע 2 הוא הרביע החשוב ביותר בכל הטבלה, הוא זה שמפתח את יכולת הייצור שלכם, ובעיקר - הוא זה שמקטין את המשימות העתידיות של רביע 1. לתת תשומת לב לרביע 2, ימנע מהדברים החשובים להגיע לזמן שבו יהיו דחופים וכך לקבל פחות יחס ממה שבאמת מגיע להם.

רביע 3 הוא חמקמק וערמומי, אלו המשימות ששואבות את תשומת הלב שלכם בגלל הדחיפות שלהן. אבל אם תסתכלו בדיוק, הם לא באמת חשובות. הבעיה היא שבמצבי לחץ - אנחנו לא מספיק צלולים ולא שמים לב לטריקיות שברביע 3 ונוטים להימשך אוטומטית אליו במקום לרביע 2 שמכיל דברים חשובים.

רביע 4 לא מעורר אצלינו יותר מידי התבלטות- מה שלא חשוב ולא דחוף רצוי לא לעשות בכלל (אם אפשר). מהיום, לפני שאתם משלימים משימה דחופה: שאלו את עצמכם האם היא גם חשובה? במידה וכן, בצעו אותה מיד. במידה ולא, יש לכם 2 אפשרויות:

1. להגיד לא ופשוט לוותר על המשימה. אם זה קשה לכם תתחילו עם ״לא״ עדין, למשל לדחות את המשימה עוד, לפעמים הבעיה נפטרת מעצמה או הופכת ללא רלוונטית.

2. שאלו את עצמכם האם אתם האדם היחיד שיכול לעשות את זה - אם לא - העבירו את המשימה הלאה למישהו אחר, אין שום דבר בעייתי בלבקש עזרה, אתם גם תעזרו לאנשים אחרים כשהם יבקשו.

[קראו עוד על השפעת העזרה לאחרים]

אני זוכרת טוב מאוד את התחושה של לא לדעת מאיפה להתחיל. כל כך הרבה משימות והכל בבלאגן בתוך הראש שלי. כשאנחנו מתרגלים לטבלה הנהדרת הזו - זה נראה בנאלי אבל אני מבטיחה שזה יעשה לכם סדר ואתם תודו לעצמכם אם תעשו את זה. שאלת האפקטיביות הופכת את החיים למסודרים יותר, ובעיקר מעניקה לנו אקסטרה שקט נפשי. אנחנו מפסיקים להיכנע לתחושת הדחיפות שמעוותת לנו את החשיבה.

מובן שביום אחד לא תתרגלו לשיטה, מדובר בשינוי מערכתי המשנה את הפוקוס שלכם לכיוון של משמעות ותחושת בחירה. צורת החשיבה הזו מאפשרת לנו בהירות לגבי מה כדאי לנו לעשות. יותר מזה, זה פשוט מפנה זמן בסופו של דבר. זכרו שבסופו של דבר, מדובר בשאלת המשמעות והניהול של חייכם, ולא רק במטריקס של טבלת משימות.

שלכם,

יהודית.