מה הייתם עושים אם הייתי אומרת לכם שיש לכם 55 ימים לעשות ככל העולה על רוחכם? חלק מכם היו מנצלים את הזמן כדי לטוס לחו"ל ולגלות תרבויות חדשות, אחרים היו משקיעים בתחביב שהוזנחו, לומדים שפה חדשה, מציירים, אופים או משפצים את הדירה.
ומה היה קורה אם הייתי נותנת לכם את 55 הימים הללו בכל שנה? כמעט חודשיים של זמן לעצמכם אחת לשנה, כל חייכם! לא תאמינו, אבל הזמן הזה קיים בחייכם, אלא שאתם פשוט מבזבזים אותו.
הימים האלה הם זמן שאתם מבזבזים מדי שנה בעצמכם. בסקר נרחב שנעשה בבריטניה נמצא שכל אדם מבזבז מדי יום 218 דקות, שמצטברות לשלוש שעות וחצי בשבוע שהן 55 ימים בשנה בעשיית כל הדברים הקטנים שלא תכנן לעשות - בהייה חסרת פשר, קריאה וכתיבה של הודעות לא חשובות, צפייה בסרטוני יוטיוב על חתולים או ארגון העטים בצורה הנדסית מעניינת.
אבל זמן הוא משאב מוגבל. לא משנה מה תעשו וכמה תהיו מוכנים לשלם, בשנה תמיד יהיו 52 שבועות. מה שכן אפשר לעשות זה לבחור באיזה אופן להעביר את הזמן שכבר יש לכם, כלומר להחליט על מה לוותר ובמה להשקיע את המשאב המוגבל הזה. לשם כך אספתי למענכם עשרה עקרונות:
1. הקדישו זמן לתכנון הזמן: הסופר מייקל לואיס, מחבר "מכונת הכסף" ו"מאניבול", אמר פעם: "אנשים מבזבזים שנים ארוכות כי הם לא מוכנים לבזבז דקות או שעות". הקדישו זמן ותכננו כיצד ייראו היום, השבוע ואפילו החודש הקרובים. עשו זאת בבוקר כשאתם מתעוררים או בערב לפני כן, כשהראש שלכם עדיין נקי מכל ההמולה שמביא איתו יום חדש. ארגון המחשבות, המטלות והמשימות יגדיל את הסיכויים שלכם לנהל יום פרודוקטיבי.
2. הכינו רשימה: אי אפשר למצוא ספר שמדבר על ניהול זמן שאינו מציין את המילה "רשימות". זאת הדרך היחידה לעקוב אחר המשימות, לרכז אותן ולהכיל את כל הבלגן שיש לכם בראש. יש לכם פרויקטים מהעבודה, התחייבות לחברים, משימות אישיות, בקשה מאמא, אירוע של גן הילדים וטסט לרכב? אתם יכולים לכתוב את הרשימה הארוכה ביומן קשיח או באפליקציה נוחה. אני ממש אוהבת את Trello אבל יש עוד הרבה אפשרויות מוצלחות.
3. צפרדעים למנה ראשונה: מארק טוויין היה אומר: "אכלו את הצפרדע דבר ראשון בבוקר, ושום דבר גרוע מזה לא יקרה במשך היום". הצפרדע היא המשימה הכי חשובה שלכם. התחילו את היום בביצועה גם אם היא אינה מהנה. אצל רוב האנשים שעות הבוקר הן השעות הכי פרודוקטיביות. חבל למקם משימות לא חשובות, תחביבים או זמן פייסבוק בזמנים שבהם הקוגניציה שלכם בשיאה.
4. העבירו למצב "השתק": אם הדבר הראשון שאתם עושים כשאתם פוקחים את העיניים הוא לבדוק מיילים והודעות בווטסאפ, אתם בחברה טובה אך ממש לא יעילה. כמה פעמים קרה שנכנסתם רק כדי לבדוק מתי מתקיים האירוע בפייסבוק, ומצאתם את עצמכם גוללים כאילו אין מחר במשך שעה? מחקר מאוניברסיטת פלורידה מצא שעם הישמע צליל הודעה הריכוז שלנו מתרסק. כן, כן, אתם אפילו לא צריכים לפזול כדי לראות ממי ההודעה או לגעת במכשיר. מספיק צליל אחד קטן, ואתם כבר לא איתנו. הגדירו מראש זמנים שבהם אתם מאפשרים לעצמכם להתעדכן ולבדוק מה חדש. תוכלו גם להשתמש באפליקציות כמו: Stay Focused, Block Site, שם תוכלו לחסום את הגישה לחלקים המפתים ביותר באינטרנט בזמנים שתבחרו.
5. קחו הפסקות: בשנות ה-80 המציא פרנצ׳סקו סיריליו שיטה נהדרת להגברת היעילות בעזרת טיימר מטבח רגיל בצור עגבנייה שהיה לידו. לזכר הטיימר הקטן קרא לשיטה "פומודורו", כלומר, עגבנייה באיטלקית. הרעיון של השיטה הוא לעבוד בפרקי זמן קצרים ולרכז את הכוחות לעבודה יצרנית, ממוקדת ונטולת הסחות. השיטה עובדת כך: עבדו 25 דקות בריכוז, לאחר מכן קחו לכם חמש דקות הפסקה. עשו ארבעה סבבים כאלה של עבודה - מנוחה. אחרי ארבעה סבבים פנקו את עצמכם בהפסקה ארוכה יותר של 30-15 דקות. השיטה הזאת חיובית מכמה סיבות; הקשב שלנו הוא משאב מוגבל ומתכלה, והוא צריך מנוחה כדי להתחדש. 25 דקות הן זמן שיחסית קל להישאר מרוכזים בו, דבר שיוצר תחושת מסוגלות ורוטינה של עשייה. לבסוף, ההפסקה עשויה לפתוח את הראש לרעיונות חדשים ולפתרונות יצירתיים. תוכלו להוריד את האפליקציה של פומודורו, ולהצמיח לכם עגבניות של ריכוז.
6. אל תעשו דברים במקביל: יש אנשים שבאוזניהם המילה "מולטי-טאסקינג" נשמעת כמו שירת מלאכים. זה הסטנדרט בעולם החדש. לעשות גם וגם וגם, תוך כדי וכל הזמן. מחקרים מראים שמולטי-טאסקינג לא באמת עובד. למוח שלנו יש "רוחב פס" קוגניטיבי מוגבל, ותסביך גדלות שגורם לו לחשוב שהוא מסוגל לבצע מיליון משימות במקביל. בפועל יש מספר מוגבל של פעולות שאנחנו מסוגלים להחזיק בראש בזמן נתון. כדי לבצע בכל זאת את כל המשימות, המוח שלנו קופץ מאחת לשנייה. המעברים האלה גוזלים זמן, פוגעים בריכוז, הורסים את היצירתיות ומובילים לביצועים מאכזבים. מולטי-טאסקינג זה די ממכר. בכל פעם שאנחנו קופצים ממשימה למשימה, המוח מפרגן לנו מנה גדושה של דופמין שמשמר את ההתנהגות הבעייתית הזאת. צרו לכם סביבות שמעודדות מונו-טאסקינג, נטרלו הסחות דעת והקצו זמנים נפרדים לכל משימה.
7. חשבו מראש זמן ברברת: כשאנחנו באים לתכנן את היום שלנו אנחנו נופלים פעמים רבות לכשל תכנון, או "Planning Fallacy". כשל התכנון מתייחס לאופטימיות העיוורת שגורמת לנו להקציב למטלה הרבה פחות מהזמן הדרוש לה ולהניח שלא יהיו פקקים, או אירועים לא צפויים שיעכבו את שרשרת הפעולות שלנו. גרוע מכך, גם כשאנחנו כבר מוצאים את עצמנו עם הלשון בחוץ אחרי פגישה שהתחילה באיחור או דד-ליין שעבר, אנחנו בטוחים שאותו בלת"ם לא יופיע שוב ביום המחרת. רווחו את הפגישות שלכם, תנו לעצמכם זמן נוסף לכל משימה, התחשבו בפקקים, בעייפות וברעב, וקחו לכם מקום לטעויות ועיכובים.
8. אל תתביישו לומר "לא": אף אחד מאיתנו לא אוהב להרוס מסיבה, או לסרב לבקשה של חבר או בן זוג. אנחנו רוצים להיות נעימים ואדיבים, וחשוב לנו לגרום לאנשים סביבנו לחייך. that being said, מותר לכם לזרוק כמה "זה לא מתאים לי" ו"אני אוותר" מדי פעם. בכל פעם שאתם אומרים "לא", לפעילות שלא רציתם להשתתף בה או למטרה שאינכם מאמינים בה, אתם למעשה אומרים "כן" לעצמכם ולמה שחשוב לכם. היו אסרטיביים, בחרו את הפעילויות שלכם בחוכמה והשקיעו זמן באירועים ובאנשים שחשובים לכם.
9. אל תשכחו זמן לעצמכם: לא משנה כמה עמוס השבוע שלכם, סמנו כבר עכשיו ביומן "זמן לעצמי". זמן שבו אתם חושבים ללא הפרעה, מתרגלים תחביב אהוב, יוצאים להליכה או פשוט מנסים דברים חדשים שלא יצא לכם לנסות. זה אולי נראה פרדוקסלי, אך "בזבוז" הזמן הזה יאפשר לכם לחזור למטלות שלכם במרץ ובחדווה. מי יודע, אולי מתוך הזמן שתקדישו לעצמכם תמצאו את הפתרון לבעיה שהעסיקה אתכם או תמצאו השראה ליצירה חדשה.
10. עשו בדק בית: פעמים רבות, גם כשכבר החלטנו לעשות דברים כמו שצריך, קנינו יומן מושקע או הורדנו את כל האפליקציות הנכונות, דברים מתעקשים שלא להסתדר. יכול להיות שנפלתם על שבוע של ביש מזל וכל הכבישים נחסמו רק כשאתם נוסעים בהם. יכול להיות, מאידך גיסא, שיש בעיה מהותית שאתם לא מטפלים בה. שבו עם עצמכם לשיחה ונסו לחשוב מתי אתם לא מספיקים, מי האנשים שאיתם אתם פשוט שוכחים את הראש, מהם האירועים שגוזלים לכם זמן ללא הכרה, איזה סוג של משימות לוקחות לכם שנים ולמה אתם בכלל לא מגיעים? יכול להיות שדפוס הפעולות שלכם יגלה לכם מה אתם עושים לא נכון.
שלכם,
יהודית
כתבה זו התפרסמה גם בעיתון ״הארץ״
עורכת: הדר אזולאי